Peran Tugas Resepsionis yang Harus Diketahui Para Frontliner

Menjadi seorang resepsionis bukanlah perkara yang mudah, meski sekilas profesi ini terlihat sederhana. Kamu perlu mengetahui peran tugas resepsionis dengan baik agar dapat bekerja secara profesional.

Secara umum, resepsionis merupakan orang yang bertugas untuk menerima tamu yang datang. Secera ringkas seorang resepsionis harus memiliki beberapa hal ini seperti sapa, salam, dan senyum agar tamu merasa senang disambut dengan keramahan.

Profesi ini hampir ada di semua jenis bidang usaha terlebih di industri yang mengedepankan hospitality seperti perhotelan dan restoran. Tidak hanya di hotel dan restoran, resepsionis juga kerap kali dibutuhkan di lobi depan perkantoran sebagai “wajah” terdepan dari institusi tersebut.

Karena memegang peranan yang penting, yuk kita simak peran tugas resepsionis yang harus kamu ketahui agar dapat menjalankan profesi ini sebaik-baiknya.

Menerima dan Menyambut Tamu

Resepsionis harus selalu dalam keadaan siap selama jam tugasnya agar semua tamu dapat tersambut dengan baik. Selain itu, resepsionis juga harus siap menjalankan senyum, salam, dan sapa agar tamu dapat merasa senang disambut dengan keramahan.

Melayani Kebutuhan Tamu

Resepsionis juga berperan menanyakan keperluan dan kebutuhan tamu. Setelah mengetahui keperluan dan kebutuhan tamu, resepsionis berperan untuk menyediakan kebutuhan mereka atau mengarahkan tamu kepada bagian terkait.

Menerima dan Meneruskan Telepon

Resepsionis harus dapat mengerti cara menerima telepon dengan baik. Dalam menerima telepon yang baik, mencakup etika berbicara dalam telepon, nomor ekstensi untuk meneruskan panggilan kepada pihak terkait, hingga protokol pencatatan telepon masuk untuk arsip data.

Menerima dan Meneruskan Kiriman/Paket

Resepsionis juga bertugas untuk menerima dan meneruskan kiriman. Dalam menerima kiriman atau paket, resepsionis bertugas memeriksa alamat pengiriman, apakah sudah benar atau belum serta keberadaan pihak atau divisi yang tercantum dalam paket. Setelah itu, resepsionis bertugas untuk menghubungi pihak terkait untuk mengonfirmasi kedatangan kiriman dan meneruskan kiriman tersebut.

Melakukan Tugas Administrasi Sederhana

Contoh dari administrasi sederhana yang wajib dikuasai oleh resepsionis adalah mengelola arsip atau berkas yang masuk, panggilan masuk dan keluar, serta membuat laporan harian secara berkala. Kamu harus melakukan tanggung jawab ini di sela-sela melakukan tugas menerima tamu.

Mengelola Jadwal

Resepsionis juga harus sigap membantu dalam mengatur jadwal pertemuan, mengkoordinasikan janji, dan memastikan bahwa jadwal berjalan lancar.

Penanganan Keluhan Tamu

Berhubung resepsionis berada di bagian paling depan sebuah institusi/ kantor, maka penerima tamu ini juga harus cakap dalam mengatasi keluhan atau masalah umum dari tamu dengan sopan dan mencari solusi yang memuaskan.

Turut Menjaga Keamanan

Meski biasanya hotel, rumah sakit, atau perkantoran memiliki petugas keamanan, namun biasanya resepsionis juga diberi tugas turut memantau keamanan area front office dan mengontrol akses ke ruangan atau fasilitas yang terbatas.

Pada dasarnya tugas peran resepsionis ini juga dapat bervariasi tergantung pada jenis industri, ukuran organisasi, dan kebutuhan khusus dari tempat kerja. Setidaknya peran tugas resepsionis yang kami nukilkan di atas adalah tanggung jawab profesi penerima tamu secara umum.

MultiClean Indonesia memiliki layanan labour support yang salah satunya juga menyalurkan tenaga resepsionis atau penerima tamu untuk ditempat di perusahaan yang membutuhkan. Tentu saja resepsionis yang kami tempatkan telah berpengalaman dan terlatih sesuai standar sebagai penerima tamu.