Menerima panggilan telepon adalah salah satu tugas dasar yang seringkali diabaikan dalam lingkungan kantor. Padahal, cara Anda menjawab telepon bisa menjadi cerminan langsung dari profesionalisme perusahaan. Di era digital ini, di mana komunikasi seringkali beralih ke email atau pesan instan, panggilan telepon masih memegang peranan penting dalam membangun hubungan, menyelesaikan masalah, dan memberikan kesan pertama yang positif kepada klien atau mitra.
Artikel ini akan mengupas tuntas etika dan trik praktis untuk menjawab telepon di kantor dengan baik, sehingga Anda tidak hanya terdengar profesional, tetapi juga meninggalkan kesan yang tak terlupakan.
Angkat Telepon Tepat Waktu
Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama. Idealnya, angkat panggilan sebelum dering ketiga. Ini menunjukkan bahwa Anda responsif dan menghargai waktu penelepon. Jika Anda tidak bisa segera menjawab, jangan biamya terus berdering. Ada baiknya mengatur sistem yang akan mengarahkan panggilan ke pesan suara atau asisten yang lain.
Awali dengan Salam Profesional
Lupakan sapaan yang santai dan kurang jelas. Mulailah setiap percakapan dengan salam yang sopan dan informatif.
- Sebutkan nama perusahaan Anda.
- Sebutkan nama Anda sendiri.
- Tawarkan bantuan dengan kalimat yang ramah.
Contoh: “Selamat pagi, MultiClean Indonesia. Dengan saya [Nama Anda]. Ada yang bisa saya bantu?”
Sapaan ini tidak hanya informatif tetapi juga memberikan kesan bahwa penelepon telah menghubungi tempat yang tepat dan akan dilayani dengan baik.
Dengarkan dengan Aktif dan Catat Informasi Penting
Kunci dari komunikasi yang efektif adalah mendengarkan. Berikan perhatian penuh pada apa yang dikatakan penelepon. Hindari menginterupsi dan biarkan mereka menyelesaikan perkataannya. Jika Anda perlu mencatat, siapkan alat tulis di dekat telepon.
Nama Penelepon: Selalu tanyakan dan pastikan ejaan namanya. Menggunakan nama mereka selama percakapan akan membuat mereka merasa dihargai.
Keperluan: Pahami dengan jelas apa tujuan mereka menelepon.
Nomor Telepon: Catat nomor yang bisa dihubungi kembali, berjaga-jaga jika sambungan terputus.
Tawarkan Solusi atau Bantuan yang Jelas
Setelah Anda memahami kebutuhan penelepon, berikan respons yang jelas dan solutif. Jika Anda bisa membantu, jelaskan langkah selanjutnya yang akan Anda ambil. Jika tidak, jangan berikan janji palsu.
Alihkan Panggilan: Jika panggilan perlu dialihkan, pastikan Anda meminta izin penelepon terlebih dahulu. Contoh: “Bapak/Ibu, saya akan alihkan panggilan ini ke Bapak Budi dari divisi keuangan. Apakah Anda bersedia menunggu sebentar?”
Minta Waktu: Jika Anda butuh waktu untuk mencari informasi, jelaskan dengan jujur. Contoh: “Mohon maaf, saya perlu memeriksa data terlebih dahulu. Boleh saya minta waktu sebentar?” Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Akhiri Percakapan dengan Sopan dan Hangat
Cara Anda mengakhiri percakapan sama pentingnya dengan cara Anda memulainya. Pastikan penelepon merasa puas dan dihargai.
Ringkas kembali poin-poin penting. Contoh: “Jadi, saya akan sampaikan pesan Anda kepada Bapak Budi dan beliau akan segera menghubungi Anda kembali.”
Ucapkan terima kasih dan salam penutup. Contoh: “Terima kasih atas telepon Anda. Semoga hari Anda menyenangkan!”
Menguasai seni menjawab telepon di kantor adalah investasi penting bagi setiap profesional. Ini menunjukkan dedikasi, perhatian terhadap detail, dan komitmen untuk memberikan layanan terbaik. Di MultiClean Indonesia, kami memahami bahwa setiap interaksi adalah kesempatan untuk membangun kepercayaan. Menerapkan tips ini akan membantu Anda tidak hanya memberikan kesan profesional yang tak tertandingi, tetapi juga memperkuat reputasi perusahaan di mata klien dan mitra.